Altijd helder schrijven naar huurders is lastig vol te houden? Woningcorporatie Accolade bewijst het tegendeel met 7 jaar Klinkende Taal!

Al jarenlang is Accolade in actie om alle teksten voor bewoners helder te schrijven. Daarvoor heeft de woningcorporatie concrete schrijfafspraken op papier gezet. En de schrijvende medewerkers volgden trainingen in heldere brieven en e-mails schrijven. Maar wat is er van die inspanningen 7 jaar later nog over? “Een heleboel! Dankzij het meetinstrument Klinkende Taal”, zegt Ellen Dikland, medewerker Communicatie en Marketing bij Accolade. Ze vertelt wat de software Klinkende Taal na al die jaren nog steeds tot een succes binnen het bedrijf maakt.

Een analyse van je tekst met 1 druk op de knop

“Het handige is dat je Klinkende Taal niet steeds hoeft te zoeken. Zodra je Word of Outlook start, verschijnt ook het venster van Klinkende Taal. Dat werkt erg motiverend. Je kunt er namelijk niet omheen! Heb je een tekst geschreven? Met 1 druk op de knop analyseert Klinkende Taal je tekst op helderheid. Zo zie je meteen op welke punten je tekst beter kan. Zodat je een begrijpelijke brief schrijft met bijvoorbeeld korte zinnen en woorden die het overgrote deel van onze huurders begrijpt. Het werkt dus heel gemakkelijk! Daarnaast word je je bewust van hoe ingewikkeld je soms nog communiceert.”

Brieven en e-mails die passen bij onze schrijfafspraken …

“We hadden in 2011 al een schrijfwijzer gemaakt. Dat is een document waarin al onze schrijfafspraken staan. Over de structuur, van aanhef tot ondertekening. En er staan praktische afspraken in over hoe we bedragen en telefoonnummers schrijven. We dachten na over hoe we ervoor konden zorgen dat collega’s de schrijfafspraken ook toepasten. Ook wilden we onze teksten op taalniveau B1 schrijven. Want dit is het taalniveau dat het grootste deel van de Nederlanders begrijpt. We stuurden daarom collega’s op schrijftraining en schaften Klinkende Taal aan. Bij Klinkende Taal kies je zelf op welk taalniveau je je tekst wilt meten. Het programma weet dan precies waar een tekst aan moet voldoen. Een extra check of we ons goed houden aan de schrijfafspraken die we als organisatie hebben afgesproken!”

… en bij onze doelgroep

“We hebben ook een groep huurders die erg veel moeite heeft met taal. Voor hen passen we het taalniveau van de brief of e-mail aan. We meten de tekst dan op het lagere taalniveau A2. Teksten op dat taalniveau hebben nog kortere zinnen en makkelijkere woorden. Het is belangrijk dat het echt een eenvoudige brief of e-mail is. Anders komt de boodschap niet over. Klinkende Taal kan de brief of e-mail dan objectief meten. Want vaak denk je: dat snappen ze vast wel. Maar in de praktijk blijkt dat lang niet altijd zo. Als je zelf een ingewikkelde tekst begrijpt, wil dat niet zeggen dat anderen die ook begrijpen.”

Een kleurrijk overzicht …

“Klinkende Taal checkt je tekst op verschillende punten. Zoals moeilijke woorden of lange zinnen. De moeilijke woorden markeert het programma groen. En lange zinnen worden oranje. Gebruik je veel passieve zinnen? Dan worden die paars. De kleurtjes kun je gelukkig ook weer uitzetten, hoor. Anders wordt het als je pech hebt wel een hele bonte bedoeling. Maar wel handig dat je zo ziet hoe je je tekst kunt verbeteren. Je kunt je dan richten op het onderdeel dat voor jou belangrijk is.”

… verveelt nooit!

“Ik heb zelf een opleiding Communicatie gevolgd. Je zou denken dat ik dan toch weet hoe je een begrijpelijke tekst schrijft. Maar ook ik haal met Klinkende Taal nog veel verbeterpunten uit mijn tekst. Veel collega’s zien Klinkende Taal ook als een wedstrijdje. Met de uitdaging om een tekst steeds sneller op het gewenste taalniveau te krijgen. Toen we het programma nog maar net gebruikten, waren veel teksten op taalniveau C1. Veel te moeilijk dus voor onze lezers. Nu hoor ik van collega’s dat ze al veel sneller op taalniveau B1 komen! Je ziet dus echt vooruitgang en je leert er begrijpelijker van schrijven.”

Iedereen kan schrijven

“We zijn sneller geworden met schrijven én onze brieven en e-mails zijn veel beter geworden. We hebben onze schrijfwijzer geüpdatet en collega’s volgen regelmatig een training. Daarnaast heeft iedereen toegang tot Klinkende Taal. Eigenlijk zijn onze collega’s gewoon veel betere schrijvers geworden. Brieven gaan vaak nog wel even langs onze schrijfcoaches. Maar we merken dat de kwaliteit van die brieven veel beter is geworden dankzij Klinkende Taal!”